Veja como gerenciar os custos e riscos de atrito da TI

Para garantir força competitiva e manter o negócio em ritmo de crescimento, é fundamental saber gerenciar custos e atrito da TI. Isso é o que garante que os seus recursos não serão desperdiçados e que os grupos de profissionais em funções distintas se relacionarão mais naturalmente, com o mesmo objetivo.

No entanto, hoje muitas empresas não conseguem controlar com precisão os custos e despesas dos seus departamentos. Consequentemente, essas mesmas empresas sentem dificuldades em padronizar comportamentos e as qualificações de seus profissionais.

Mas não se preocupe! Para te ajudar com isso, neste post listamos 8 formas práticas para você implementar uma boa estratégia de controle de custos e atrito da TI. Acompanhe e confira!

1. Use ferramentas de gerenciamento de nuvem

Cada vez mais empresas estão migrando suas infraestruturas de TI para a nuvem, devido à sua flexibilidade, mobilidade, escalabilidade, segurança e redução de custos.

Nesse caso, nada é mais importante do que contar com uma ferramenta de gerenciamento de cloud computing para orquestrar as nuvens públicas, privadas, híbridas e multitenancy (multi-inquilino), sem que haja interferência entre elas. E uma das melhores opções para isso é o Apache CloudStack.

Ela oferece um conjunto de software completo e de código aberto para a criação e gerenciamento de sistemas em nuvem. Basicamente, funciona como uma ferramenta de controle de todas as infraestruturas como serviço (IaaS) utilizados e/ou oferecidos pela empresa a outras.

2. Delegue funções com clareza

Um departamento de TI pode ser dividido em diversas outras funções, como controle de acessos, monitoramento de rede interna e externa, gerenciamento de ambientes em nuvem, desenvolvedores etc. Assim, é comum que algumas atividades causem conflitos entre os profissionais, já que podem se cruzar em algum momento.

Para evitar esse tipo de problema, especifique de forma clara e objetiva quem faz o que, quando e por quê. Além disso, documente e oficialize as funções de cada cargo para que respeitem as normas e procedimentos, gerando compliance no setor.

3. Controle todos os ativos de TI

Os ativos de TI não são apenas os equipamentos físicos que existem na empresa — como dispositivos back-end (computadores, notebooks, tablets) e servidores —, mas também todos os sistemas front-end (aplicativos, softwares, etc.). Estes aliás, são considerados ativos virtuais.

O problema é que muitos gestores não sabem como controlar tudo isso.

De fato, realizar essa tarefa manualmente exige um grande esforço e, mesmo assim, há o risco de não ser bem-feita. Por isso, o ideal é buscar uma ferramenta de gerenciamento de ativos de TI para controlar tudo o que a empresa possui e melhorar seu uso para gerar mais lucros ao negócio.

4. Utilize o Big Data Analytics

Quando falamos em Big Data Analytics, a maioria dos gestores acredita que essa ferramenta deve ser implementada nos setores financeiro, vendas, marketing, atendimento e muitos outros — menos no departamento de TI. E esse é um grande equívoco.

A ferramenta deve, sim, ser utilizada no setor para ajudar a controlar os ativos de TI por meio das informações geradas em relatório.

Dados sobre o número de manutenções e atualizações dos hardwares e softwares, bem como os acessos à rede e sistemas, por exemplo, podem dizer muita coisa sobre o departamento, trazendo um volume de informações com maior qualidade para o gerenciamento de riscos e custos de TI.

5. Terceirize funções

A maioria das empresas assume funções que não são a alma do seu negócio. E isso acontece também no departamento de TI, o que eleva os custos com desperdícios de recursos, como tempo e mão de obra qualificada.

Nesse cenário, o ideal é que se faça uma análise departamental para identificar quais atividades não são a finalidade do setor, e buscar soluções de terceirização. Em outras palavras, fazer outsourcing.

Quando você transfere a responsabilidade de certas funções a outras empresas especializadas no assunto, ganha mais tempo para se dedicar à parte estratégica e gerencial do negócio. Além disso, essas funções podem ser realizadas com qualidade superior, havendo troca de know how entre as partes envolvidas.

6. Incentive o BYOD

BYOD (Bring Your Own Device, ou “traga o seu próprio dispositivo”, em português) representa uma tendência cada vez maior no setor de TI. A ideia é incentivar os profissionais a trazerem seus próprios dispositivos para a empresa, incluindo smartphones, laptops e tablets.

Se a empresa tiver um bom gerenciamento de riscos e ameaças de rede e back-ends, essa estratégia deve contribuir para redução da necessidade de aquisições e manutenções dos seus próprios equipamentos, bem como da disputa dos profissionais por dispositivos mais atualizados dentro da empresa.

Além disso, como os profissionais já conhecem seus aparelhos, a produtividade deve aumentar consideravelmente.

7. Adote o DevOps

É muito comum vermos os profissionais de TI se dividindo internamente entre as funções de monitoramento e controle, operações, desenvolvedores etc. Assim, eles vão se distanciando com o tempo, e se não houver nenhuma iniciativa maior de colaboração, isso pode gerar um grande problema de comunicação e competição dentro da empresa.

Mas esse cenário pode ser mudado com adoção do DevOps.

Originado na junção das palavras “Developers” e “Operations”, essa tendência forte para o setor de TI nasceu justamente da necessidade de se compreender o valor da colaboração entre os profissionais de desenvolvimento e a equipe de operações, em todas as etapas do ciclo de vida dos produtos e serviços criados pela empresa.

8. Capacite os profissionais

Mesmo que se contrate apenas profissionais com alto nível de conhecimento, habilidades e experiências, se não houver atualizações eles podem perder rapidamente toda a sua competitividade. Principalmente no setor de TI, em que as mudanças ocorrem com velocidade superior a outros segmentos do mercado.

Isso exige, portanto, que a empresa ofereça treinamentos teóricos e práticos periodicamente, para garantir uma capacitação contínua aos profissionais e manter um comportamento padronizado e adequado ao ambiente corporativo, evitando atritos no setor.

Enfim, essas são algumas das principais dicas sobre como gerenciar custos e atrito da TI.

Diante de tudo isso, o ideal é que você solicite o apoio de uma empresa especializa em consultoria para descobrir mais rapidamente, e de forma eficiente, os pontos fortes e fracos da sua empresa, implementando as melhorias certas no momento exato.

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