O que é maturidade de processos e qual a importância para a sua empresa?

Pensar na maturidade de processos organizacionais é cada vez mais urgente na atual dinâmica corporativa. A correria do cotidiano torna o desafio de acompanhar definição, gestão e medição das mais variadas rotinas dos negócios ainda maior.

Isso não significa que seja impossível. Pelo contrário, cresce a cada dia o número de organizações que têm voltado suas atenções para o tema.

É sobre isso que vamos refletir neste texto. Continue lendo para entender o conceito de maturidade de processos organizacionais, a importância dela e como a gerir da melhor forma possível na sua empresa!

O que é, afinal, maturidade de processos organizacionais?

O que chamamos de um processo organizacional inclui atividades que estabelecem os objetivos de negócios da organização e desenvolvem produtos, serviços e recursos que, quando usados, ajudarão a atingir os objetivos.

Em termos ainda mais simples, estamos falando de rotinas e sequências lógicas de atividades que são constantemente repetidas, ou seja, são padronizadas e servem para garantir melhor custo-benefício, menor tempo possível de realização, mais lucratividade, enfim, uma série de vantagens.

Logo, basicamente, o que se entende por maturidade de processos é o percentual em que um determinado procedimento se encontra definido, gerido e medido. É como se os níveis de maturidade fossem definidos como os degraus de uma escada que leva o negócio a patamares superiores em matéria de eficiência nas sequências lógicas de atividades que são sistematicamente realizadas.

Nessa perspectiva, empresas com boa maturidade de processos organizacionais são aquelas que alcançam melhor qualidade nos resultados de seus projetos; são ainda as que lidam com um grau menor de riscos e têm facilidade para seguir melhorando o que entregam ao mercado (produtos e serviços).

Conforme convencionado internacionalmente, os atributos de maturidade aplicam-se a todos os processos e são considerados atributos "genéricos". Essas classificações geralmente são realizadas em um grupo de processos (como a base e o conjunto de processos estendidos). Assim, temos até cinco níveis:

  • Nível 1 ‒ Realizado (desempenho do processo);
  • Nível 2 ‒ Gerenciado (gerenciamento de desempenho do processo, gerenciamento de produtos de trabalho);
  • Nível 3 ‒ Estabelecido (definição do processo, implementação do processo);
  • Nível 4 ‒ Previsível (medição de processo, controle de processo);
  • Nível 5 ‒ Otimização (inovação de processo, otimização de processo).

Por que é importante saber e trabalhar o nível de maturidade de processos organizacionais?

De acordo com o Business Process Maturity Model (BPMM), um padrão internacional de modelo de maturidade, conhecer e trabalhar a maturidade dos processos pode auxiliar nos resultados e na qualidade da operação organizacional, mas também fornecer as bases para mudanças necessárias.

Com tal conhecimento, é possível determinar as iniciativas e os recursos necessários, além de definir expectativas relacionadas à medição dos processos.

Uma organização que não compreende a maturidade de seus processos, não consegue visualizá-los de maneira interfuncional, e tende a medi-los apenas isoladamente, o que, em médio e longo prazo, pode prejudicar o desempenho dos departamentos, por exemplo.

Portanto, o grau de conhecimento (e de trabalho proativo relacionado) da maturidade de processos pode impactar na mensuração de desempenho, no monitoramento da qualidade, nos custos, na resolução de problemas etc.

Como identificar a maturidade de processos organizacionais?

Para entendermos como identificar a maturidade dos processos precisamos recorrer ao padrão ISO/IEC 33001:2015. Ele nos aponta que a maturidade do processo de uma organização é medida estabelecendo conjuntos de processos básicos e estendidos em cada estágio de maturidade. Esses são adaptados com base no domínio e no escopo dos requisitos de avaliação e/ou específicos.

Por exemplo, se uma empresa decidiu que os processos A, B e C são críticos para atingir os objetivos organizacionais, ela pode determinar que estes representam o conjunto de processos base. Logo, a empresa só atinge uma maturidade do processo de Nível 1 (Básico) quando os processos A, B e C atingem a maturidade de Nível 1.

No Nível 2, a organização pode determinar que existem processos adicionais que devem ser estabelecidos. Estes representam o "conjunto de processos estendidos" em um Nível 2. Logo, para atingir uma maturidade organizacional de Nível 2 (Gerenciado), os conjuntos de processos básicos e estendidos precisarão alcançar a maturidade do processo de Nível 2.

Por fim, é importante saber que cada negócio tem um ponto de partida diferente, metas e objetivos diferentes e diferentes níveis de capacidade/maturidade. Então, embora hajam orientações e normativas utilizados por profissionais especializados para identificar a maturidade processual, cada caso será único.

Quais são os principais desafios relacionados à maturidade de processos organizacionais?

As organizações de hoje estão mais complexas do que em qualquer outro momento do passado. As muitas evoluções que impactaram a tecnologia e o ambiente econômico deram origem a inúmeras oportunidades e desafios importantes.

Um grande desafio para as organizações é permanecer alinhadas com seus objetivos estratégicos e ter a capacidade de usá-los para produzir resultados que atendam às expectativas. E isso acontece, pois mudanças estratégicas ao gerenciar seus projetos precisam ser realizadas constantemente.

Muitas empresas estão convencidas de que gerenciam seus projetos de forma eficiente. No entanto, após um exame mais aprofundado, percebem que não seguem processos padrão e a estrutura organizacional não está madura para suportar mudanças “bruscas”.

Entre os problemas relacionados à maturidade de processos, destacam-se:

  • projetos que não entregam os benefícios estratégicos esperados;
  • gestores que não estão convencidos de que suas escolhas estão contribuindo para a estratégia;
  • profissionais que não possuem (ou não utilizam corretamente) as ferramentas padronizadas e formalizadas que precisam para produzir os benefícios esperados etc.

Já os desafios para gerenciar corretamente a maturidade de processos organizacionais são, entre outros, os seguintes:

  • dificuldades para identificar e compreender processos que tenham sido consistentemente úteis, mas que agora deixam a desejar;
  • falta de conhecimento ou capacidade para implementar práticas de melhoria de processos;
  • falta de uma cultura de avaliação das habilidades de planejamento estratégico e tático no que se refere ao gerenciamento de projetos individuais e em equipe;
  • dificuldades para integrar as melhores práticas organizacionais e usar um modelo de maturidade reconhecido como referência.

Como melhorar a maturidade de processos organizacionais na sua empresa?

Agora que já sabemos o que é maturidade de processos organizacionais, por que é importante reconhecê-la e administrá-la, vamos a algumas dicas para melhorá-la na sua empresa.

Os profissionais que atuam com esse tema (consultores, gestores etc.) o fazem com técnicas e métodos que estão debaixo do guarda-chuva da gestão de maturidade de processos.

Para acelerar a evolução da maturidade de processos internos existem diversas estratégias. Por exemplo, podem investir em serviços de Business Process Outsourcing (BPO) e em uma política de Business Process Management (BPM).

Com o BPM, a empresa se apoiará em análise de dados para tornar a gestão o menos intuitiva possível, amparando decisões em números e outros tipos de dados reais.

Já com o Business Process Outsourcing, que é a prática da terceirização na qual as rotinas de gestão de processos passam para um parceiro estratégico especializado, uma análise profunda de como as rotinas estão estruturadas é realizada.

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