Como fazer um gerenciamento de fornecedores segundo o ITIL

De fato, a tecnologia da informação (TI) já se tornou essencial para a maioria das empresas, com práticas, equipamentos, softwares e ferramentas melhorando a experiência de clientes e empreendimentos.

Com o passar dos anos, novas tendências surgem, o que faz necessário acompanhá-las para prestar um serviço de qualidade. Assim, atualmente, o setor de TI de uma empresa se vê cada vez mais pressionado para alcançar resultados melhores e atender às expectativas do mercado.

Diante disso, o ITIL é uma metodologia de trabalho que vem ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações. E um de seus principais conteúdos está relacionado ao gerenciamento de fornecedores, que será o tema do nosso post de hoje.

A partir de agora, você vai descobrir como essa prática pode ajudá-lo em sua rotina de trabalho e no aumento da eficiência produtiva. Interessado? Então, tenha muita atenção em sua leitura e aproveite!

O que é ITIL?

O ITIL — Information Technology Infrastructure Library, ou Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação — é o framework de gerenciamento de serviços de TI mais utilizado no mundo todo. Ele surgiu na década de 1980, passando por algumas atualizações até hoje.

Trata-se de um conjunto de publicações e práticas que visam a melhoria da performance da TI nas empresas, incluindo informações sobre processos, funções e outras habilidades.

Ele não é um padrão, e sim um guia que pode ser utilizado para trazer benefícios ao provedor de serviços e seus clientes. E suas orientações já foram testadas e validadas por vários empreendimentos ao redor do mundo.

O ITIL considera o ciclo de vida de um serviço desde a concepção das ideias até o seu término. Nesse sentido, suas principais abordagens se dividem nos seguintes livros:

  • estratégia de serviço;
  • desenho de serviço;
  • transição de serviço;
  • operação de serviço;
  • melhoria contínua de serviço.

A etapa de desenho de serviço está relacionada à criação de um novo produto e da sua entrada no ambiente produtivo. Em outras palavras, ela é fundamental para o seu sucesso, pois trata dos estágios iniciais de seu ciclo de vida.

Aqui, várias questões devem ser levadas em consideração, e uma delas é o gerenciamento de fornecedores.

Qual é a importância do gerenciamento de fornecedores?

O gerenciamento de fornecedores deve ser entendido como o processo responsável pela determinação e controle dos valores financeiros gastos com os fornecedores, a fim de manter o funcionamento das atividades do negócio.

Além disso, ele visa garantir o cumprimento dos compromissos contratuais. Logo, saber se o atendimento desses parceiros de trabalho está de acordo com as expectativas e exigências do mercado faz toda a diferença para o desempenho da TI.

Em empresas menores, esses procedimentos podem ser monitorados com maior facilidade. Porém, à medida que um empreendimento cresce, mais complicadas ficam as suas atividades. Desse modo, o gerenciamento de fornecedores é essencial para assegurar a qualidade dos serviços de TI.

Como ele deve ser feito?

Algumas pessoas têm dificuldades para implementar esses processos em suas gestões. Entretanto, eles são simples e apresentam bons resultados — desde que realizados de maneira correta.

Em um primeiro momento, é necessário entender a situação socioeconômica do negócio para determinar as características e necessidades do projeto. O caso do negócio deve ser criado de acordo com a avaliação de riscos, os limites de prazo e as políticas e estratégias da organização.

Os contratos com os fornecedores devem ser avaliados e adquiridos. E, como existem várias opções no mercado hoje em dia, é fundamental ter muita atenção e cuidado nesses processos.

Nesse sentido, crie um critério de avaliação e estabeleça metas a serem consideradas. Avalie todas as propostas e encontre aquela que mais se adequada aos seus objetivos.

Antes de assinar qualquer contrato, negocie metas, valores e formas de pagamento. Descubra qual é o histórico de cada fornecedor, e veja se ele tem boa reputação no mercado. E não se esqueça dos termos de rescisão e renovação, para fugir de armadilhas contratuais.

Após isso, atualize o cadastro de fornecedores e utilize todas as ferramentas organizacionais que forem necessárias.

Mantenha contato constante com os parceiros de trabalho, gerencie e categorize a performance dos contratos. Além disso, monitore todas as atividades e reporte qualquer tipo de problema que acontecer (como um atraso de entregas, por exemplo).

Ao final de cada um deles, faça um estudo para avaliar quais foram os seus pontos positivos e negativos. Se for necessário, faça questão de encerrar os contratos que não atingiram as suas expectativas e procure por melhores oportunidades no mercado.

Quais são os seus benefícios?

Criação de uma política interna para contratação

Um gerente de TI precisa tomar decisões importantes para o futuro da empresa. Ele deve acompanhar todas as atividades sob sua supervisão, a fim de determinar soluções para os gargalos operacionais e financeiros que atrapalham a performance de todos.

Dessa forma, em alguns casos, esse profissional pode se sobrecarregar de funções e perder o controle da situação.

Agora, com o gerenciamento de fornecedores, é possível descentralizar os processos e criar um padrão interno. Ao delimitar essas regras, todos compreendem o trabalho com mais facilidade e não necessitarão do apoio constante do gerente de TI, mitigando riscos e otimizando resultados.

Melhoria da experiência de trabalho

O gerenciamento de fornecedores cria uma base de dados que cataloga e armazena o histórico de todos os contratos já realizados. E esse processo formaliza as relações empresariais e melhora o alinhamento com as necessidades do empreendimento.

Como consequência, a performance do fornecedor é constantemente avaliada, permitindo um melhor relacionamento entre as partes envolvidas. Assim, quando alguma situação imprevista acontece, todos têm mais facilidade para solucioná-la sem que o trabalho seja paralisado.

Bom, não há dúvidas de que a tecnologia da informação revolucionou a maneira como as empresas e o mercado se relacionam.

Como a concorrência está muito acirrada, qualquer erro ou deslize pode colocar em risco o desempenho da gestão. Dessa forma, um gerente de TI deve utilizar práticas e ferramentas que aumentam a produtividade da equipe e a qualidade do serviço.

E o gerenciamento de fornecedores faz com que as metas sejam superadas com mais facilidade, agregando valor às soluções do negócio.

Para isso, ele deve ser realizado durante o ciclo de vida do serviço, sendo realizada uma análise constante dos contratos vigentes. Isso é fundamental para avaliar os resultados obtidos e melhorar, ainda mais, a eficiência da empresa.

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