BPM – O que é e como aplicar o Gerenciamento de Processos de Negócio?

Com mercados cada vez mais competitivos, uma empresa que quer se destacar deve se manter sempre atualizada. Uma das maiores tendências atualmente é realizar coleta e análise sistemática de dados para melhorar a tomada de decisões com um bom gerenciamento de processos.

Uma das formas de fazer isso é por meio do Business Process Management, um conceito que propõe uma filosofia de gestão baseada nos processos da empresa. Isso significa organizar informações sobre a forma como os processos são realizados dentro da organização para melhorar a sua execução.

O BPM aparece muito ligado à TI, em parte por conta das ferramentas usadas para aplicar esse conceito. Quer saber mais sobre como a gestão de processos pode mudar a sua empresa? Acompanhe o post de hoje!

O que é BPM?

BPM, sigla para Business Process Management (traduzido para o português, Gerenciamento de Processos de Negócio) é uma metodologia onde o ponto principal é reunir informações sobre a forma como os processos estão sendo realizados dentro da empresa.

Isso vai além da gestão de projetos, por exemplo, porque engloba um controle sobre as atividades realizadas e o seu fluxo. Ou seja, o BPM também mostra o encadeamento entre tudo o que é feito dentro da organização.

Um dos principais benefícios disso é o mapeamento dos processos, que traz clareza sobre a forma como as atividades estão distribuídas dentro da empresa. Por meio desse mapeamento, é possível identificar gargalos e coordenar melhor a execução de tarefas para entregar mais valor ao cliente.

Por exemplo, no processo de desenvolvimento de um software se realizam diversas atividades com o cliente. Elas auxiliam a empresa a conhecer as demandas dos usuários, pensar em como desenvolver uma ideia, a colocar o projeto em prática e a realizar a testagem e documentação da melhor forma possível.

Por meio do BPM, é possível documentar como cada uma dessas atividades está sendo realizada e a forma como elas estão sendo interligadas. No entanto, o uso desse conceito não está ligado somente ao setor de TI e pode ser estendido a diversos processos da empresa, até mesmo àqueles que passam por diferentes setores.

Grande parte das vezes, o Business Process Management é usado para processos operacionais e financeiros, como planejamento e controle de orçamento. Nesses casos, o BPM é muito útil para melhorar a comunicação entre as diferentes áreas da empresa.

Quais são os benefícios do BPM?

Como apontado acima, o gerenciamento de processos feito com o apoio do BPM traz uma série de benefícios para empresas. Os projetos tornam-se mais eficazes e as rotinas do dia a dia podem atingir o resultado esperado facilmente. Veja alguns dos benefícios dessa escolha abaixo!

Automação de processos

O BPM é muito usado na automação de processos que podem ser realizados por sistemas, como o processamento de certas informações.

Além disso, um dos principais objetivos do BPM é melhorar a forma como o trabalho flui. Isso significa automatizar a passagem do trabalho de um setor para o outro, permitindo que quem participa daquele processo aprove ou não as tarefas, faça comentários, dentre outras ações.

Delegação mais clara de tarefas

Com o BPM, a divisão das atividades por setor ou por membros de uma equipe fica esquematizada e mapeada para todos que fazem parte daquele processo. A partir disso, é possível ver com clareza e facilidade de quem é a responsabilidade pelo quê.

Produtividade

Com as atividades bem divididas entre as equipes e a automatização de processos dentro da empresa, há um aumento na produção geral da organização. Isso acontece porque há uma redução na quantidade de erros e nos problemas de fluxo de trabalho.

Controle sobre os processos

Por meio da gestão de processos, é possível ter um controle melhor sobre o que está sendo executado e em quais atividades estão os gargalos. Os dados sobre como as tarefas estão sendo realizadas são úteis para tomar decisões melhores sobre investimento de recursos e possíveis mudanças sobre o fluxo de trabalho, que podem beneficiar o processo.

Redução de custos

Um dos principais motivos pelo qual o uso de BPM reduz custos é a automação de determinadas atividades. Além disso, como há mais informações sobre a forma como as atividades estão sendo realizadas, é possível ter clareza sobre quais pontos podem ter seus custos reduzidos.

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Como colocar o BPM na prática?

O uso de BPM é facilitado por meio de ferramentas, chamadas Business Process Management Suite (também conhecidas pela sigla BPMS). Geralmente, isso é feito por meio de softwares que são usados para acompanhar as atividades de um processo e passar as informações sobre o estado da tarefa de um setor para o outro.

Esse software também é responsável pela automatização de certas atividades. Assim, a companhia pode reduzir custos e erros. Para fazer isso, o Business Process Management usa uma linguagem gráfica para esquematizar a forma como os processos são representados, a Business Process Model and Notation, BPMN.

Dessa forma, os registros são feitos de forma padronizada, seguindo uma série de regras necessárias para que haja compatibilidade com o sistema e que tudo seja inteligível.

As representações da BPMN são o que permitem sinalizar, por exemplo, qual processo está por conta de qual setor. Elas também dão uma visão clara sobre o que é automatizado e até mesmo o que está atribuído a outras empresas, se for o caso.

É importante ressaltar que o BPM é um conceito mais abrangente sobre a forma como a gestão de processos é feita. Já o BPMS é uma ferramenta tecnológica que dá suporte à implementação do BPM, usando da BPMN para modelar esses processos de forma a representá-lo de maneira mapeada.

Quais são as fases do BPM?

É importante que a empresa saiba estruturar a implementação dessa forma de atuação no ambiente de trabalho da maneira correta, por meio do Ciclo de Vida BPM. Ele é dividido em seis pontos, os quais serão abordados a seguir!

Planejamento e alinhamento estratégico

Essa fase permite ao negócio identificar, de maneira abrangente, todos os processos da companhia, a documentação sobre as atividades e como elas impactam os serviços prestados. Portanto, esse momento é feito a partir de quatro rotinas:

  • levantamento sobre a cadeia operacional;
  • identificação dos processos primários, os que estão relacionados a rotinas de gestão e às atividades de apoio;
  • levantamento de dados sobre os indicadores de performance;
  • preparação dos times para trabalhar na análise dos processos.

Análise de processos

Nessa fase, é necessário avaliar como todas as rotinas estão estruturadas dentro do ambiente corporativo. O gestor fará uma análise completa sobre os processos e como eles impactam positivamente ou negativamente os resultados da empresa.

Desenho de processos

Uma vez que a empresa já tenha identificado erros, desalinhamento de rotinas com os padrões do mercado, gargalos e outros pontos que influenciam na performance, é necessário criar rotinas que possam otimizar a cadeia operacional. Para que isso seja feito da melhor forma, a companhia pode utilizar-se de estratégias de prototipagem, reduzindo as chances de as mudanças darem errado.

Implantação dos processos

Nesse momento, as mudanças são integradas ao dia a dia da empresa. Isso pode ser feito com o apoio de ferramentas de TI ou de novas políticas operacionais. O importante, nesse ponto, é que as escolhas sejam feitas com planejamento, um time preparado para apoiar os profissionais e agendamento prévio das alterações.

Monitoramento dos processos

Nessa etapa, a empresa pode identificar se os seus processos estão alinhados com os objetivos da companhia e as suas necessidades. Os indicadores de performance são monitorados para avaliar se a companhia atingiu os resultados esperados com as mudanças feitas. Assim, erros podem ser encontrados facilmente.

Refinamento de processos

Já nesse momento, o último do ciclo de vida BPM, a empresa estruturará um processo de melhoria contínua. Os resultados obtidos nas etapas anteriores são avaliados e a companhia tem a chance de traçar novas metas e rotinas para tornar a performance de todas as áreas melhor.

Com isso, o negócio terá um fluxo de melhorias contínuas no ambiente corporativo. Todas as rotinas serão avaliadas constantemente em busca de pontos que possam ser modificados para atingir o máximo de performance e garantir que todos possam atingir as suas metas de médio e longo prazo.

BPM é a mesma coisa que Business Intelligence?

Tanto o Gerenciamento de Processos de Negócio como o Business Intelligence (BI) tem como princípio a análise de dados da organização, o que pode causar confusão sobre os conceitos.

A verdade é que o BI e o BPM coletam informações distintas com usos que podem até ser complementares, dependendo da empresa.

O BI tem um foco em organizar e analisar dados sobre o passado da empresa e o mercado de forma geral, auxiliando na identificação de tendências e padrões. Ou seja, o tipo de informação utilizada por ele é diferente do que é feito no BPM, cujo foco são as atividades da organização e a forma como elas são realizadas.

O que os dois têm em comum é a forma como eles podem ser usados para reunir informações de diversas fontes de forma organizada. Isso beneficia a empresa ao possibilitar que a tomada de decisão seja mais estratégica.

O uso conjunto de BI e BPM possibilita aliar a análise geral do estado da organização à gestão de processos para realizar mudanças que ajudem a empresa a alcançar seus objetivos.

Ficou alguma dúvida sobre o BPM? Está pensando em implementar a gestão de processos na sua empresa? Deixe um comentário!

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