O que é outsourcing de TI e quais as suas vantagens?

Você sabia que o outsourcing de TI pode proporcionar ótimas vantagens para empresas ou até mesmo se tornar uma medida necessária para seu crescimento?

investimento em Tecnologia da Informação no Brasil tem crescido acima da média mundial, demonstrando que, acima de tudo, as empresas nacionais têm reconhecido a importância da tecnologia para o crescimento. Por outro lado, isso faz com que as organizações tenham receio em delegar os serviços de TI à outra empresa.

Porém, em meio ao constante avanço do setor, principalmente com a consolidação do mobile e Big Data, é natural que a terceirização dos serviços de TI passe a ser considerada, já que manter uma equipe bem treinada, formada por profissionais com conhecimento nas novas tecnologias e plenamente capazes de corresponder às necessidades dos negócios, pode custar muito dinheiro.

Neste artigo, você vai entender o que é o outsourcing de TI e quais são as vantagens de optar por esse modelo de negócio. Vamos começar?

O que é outsourcing de TI?

Outsourcing (ou, em português, terceirização) é a prática estratégica de contratar uma fonte externa para a prestação de serviços secundários, visando otimizar os processos da corporação. As empresas podem fazer outsourcing de diversos setores, entre eles: contabilidade, marketing, recursos humanos, segurança e TI.

O outsourcing de TI nada mais é do que a terceirização de serviços, soluções e infraestrutura de TI. Entre esses serviços, podem estar inclusos fornecimento de profissionais especializados, gestão de projetos, desenvolvimento de inovações estratégicas e tecnológicas, gerenciamento e manutenção da infraestrutura, entre outros.

Qual a diferença entre BPO e BTO?

O outsourcing de TI pode ser feito de duas formas: BPO e BTO. Ambos são capazes de agregar valor ao negócio. A escolha entre um e outro vai depender da maturidade dos processos, do desejo ou da necessidade de evolução.

BPO

É a sigla para Business Process Outsourcing (que, em português, significa Terceirização de Processos de Negócio). Essa alternativa é designada para a realização de processos que estão fora do core business da empresa, mas que, por sua vez, são de extrema importância para seu funcionamento.

O desenvolvimento do BPO envolve uma análise profunda das metodologias de negócio já executadas pelo setor de TI. A partir dessas informações, a empresa prestadora de serviços ficará responsável pela operação, disponibilização e acompanhamento de um time completo com profissionais qualificados para exercer as atividades determinadas pela contratante.

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BTO

Sigla para Business Transformation Outsourcing (Terceirização de Transformação de Negócio). Esse outro modelo traz uma grande evolução com relação ao outsourcing tradicional, pois, além das atividades exercidas pelo BPO, os contratados agregam um conjunto de conhecimentos às rotinas com objetivo de realizar transformações nos processos que, ao final, irão gerar melhorias significantes para o setor.

Assim como no BPO, a empresa contratada realiza uma análise criteriosa para identificar as principais dificuldades do cliente. A diferença é que, depois dessa análise, a empresa contratada irá sugerir diversas melhorias que, combinando estrategicamente pessoas e tecnologias, irão proporcionar uma transformação nas rotinas e processos visando torná-los totalmente otimizados e personalizados para as necessidades da contratante.

Quais os tipos de outsourcing de TI?

Depois de optar por BPO ou BTO, é necessário decidir o local onde o serviço de outsourcing será implantado. Existem basicamente três opções:

Outsourcing Offshore

Esse modelo tem como característica a terceirização de atividades de TI para uma empresa sediada em outro país. Um dos motivos da escolha dessa alternativa é pela possibilidade de terceirizar as atividades para empresas localizadas em países em desenvolvimento e com menores custos trabalhistas, como China e Índia. Isso garante maior retorno sobre investimento do setor, principalmente em tempos de instabilidade econômica nacional.

Ao escolher esse modelo, é importante ter um pouco de cuidado, já que as diferenças linguísticas, culturais e o fato de a empresa contratada trabalhar num fuso horário diferente podem acarretar alguns obstáculos, dificultando a comunicação entre as partes.

Outsourcing Onshore

A principal vantagem desse modelo de outsourcing é que o serviço é prestado por uma empresa que está sediada no país da contratante. Esse modelo pode não ser o mais vantajoso do ponto de vista financeiro, já que a mão de obra normalmente é mais cara se comparada com o modelo Offshore.

Entretanto, por estar sediada no mesmo país, os problemas de comunicação (que são um dos maiores problemas do Offshore) serão minimizados, já que não haverá barreiras linguísticas e culturais e ambas as empresas estarão trabalhando no mesmo fuso horário.

Outsourcing Nearshore

No modelo de Outsourcing Nearshore, a corporação conta com a prestação de serviços de empresas sediadas em países próximos com cenários econômicos mais vantajosos. Essa alternativa pode ser considerada um meio termo, já que a empresa não vai ter tantos problemas com relação a idioma e fuso horário comparado com o Offshore e um retorno sobre investimento maior se comparado com o Onshore.

Quando se deve investir no outsourcing de TI?

Existem muitos fatores que levam uma empresa a investir na terceirização de TI. Se o seu negócio passa pelas situações listadas a seguir, a adoção desse serviço pode ser uma boa escolha, uma vez que a empresa terá menos dificuldades para lidar com as demandas do mercado e atingir as metas sem precisar ampliar drasticamente os gastos operacionais. Entre os indicadores que podem apontar o momento certo para investir no outsourcing, podemos apontar:

  • limitações na infraestrutura;
  • necessidade de reduzir custos;
  • busca por maior competitividade;
  • direcionamento de recursos para manutenção de TI em um grande nível;
  • busca por maior foco no core business;
  • ampliação temporária do time de TI;
  • necessidade de otimizar gastos.

Quando o negócio precisa lidar com esses desafios, o outsourcing de TI pode ser a melhor escolha. Esse serviço fornecerá as bases para que a companhia possa atuar de maneira estratégia atendendo a demandas de clientes e executando as rotinas da área com melhor uso dos recursos disponíveis. Assim, toda a empresa terá ganhos de competitividade.

Quais são as vantagens do outsourcing de TI?

Existem várias promessas de melhorias para os que decidem investir na terceirização de TI, mas você deve estar se perguntando como ela irá agir nos processos internos da sua empresa e quais serão os resultados. Abaixo, destacamos algumas vantagens que podem ser obtidas ao investir no outsourcing de TI.

Foco no core business

Cuidar da área de TI demanda muito tempo e conhecimento. Incidentes acontecem e a sua empresa pode acabar gastando mais tempo com a resolução de problemas do que com as atividades relacionadas ao core business. Você tem ideia de quanto isso pode impactar negativamente o seu negócio?

Organizações que investem no outsourcing não têm esse problema. Ao terceirizar as atividades de TI para outra empresa, todos esses problemas serão tratados por seus especialistas. Assim, você terá mais tempo para dedicar às atividades que são realmente importantes para o seu negócio e terá muito mais chances de obter sucesso no mercado.

Profissionais com expertise

Formar uma equipe qualificada para o departamento de TI, sem desconsiderar a redução de custos, não é uma tarefa simples — certamente a maioria dos gestores de TI concorda com isso, a começar pelo fato de que as contratações envolvem diferentes níveis de conhecimento, que devem ser comprovados mediante processos seletivos, além, é claro, dos salários mais altos que envolvem as contratações de profissionais experientes (incluindo os custos trabalhistas).

Quando uma empresa terceirizada é contratada, ela disponibiliza um quadro de profissionais com expertise em seu campo de atuação, o que dispensa todo o trabalho e demais gastos para contar com o que há de melhor no mercado.

Contratação de serviços sob demanda

Essa vantagem está alinhada à qualidade dos profissionais que empresas de outsourcing oferecem. Imagine a seguinte situação: a empresa contrata um programador altamente qualificado e com muitos anos de experiência. Porém, ela só precisará contar com um programador desse nível para concluir alguns projetos.

No fim das contas, ela deverá optar entre manter um ótimo especialista para trabalhar em funções que podem ser exercidas por um profissional menos experiente ou, simplesmente, dispensá-lo e contratar um programador mais barato.

Com o modelo "as a service" de contratação, a empresa pode contar com especialistas de determinado nível somente quando for preciso. Na situação acima, bastaria solicitar um expert na função até a conclusão dos projetos e nada mais.

Acesso aos mais recentes recursos do mercado

Ter acesso a tecnologias de hardware e software mais atuais não faz parte da realidade de qualquer empresa. Entre os principais motivos para isso estão os próprios custos financeiros e a falta de pessoal qualificado para trabalhar com esses recursos.

As grandes referências do mercado de outsourcing de TI costumam trabalhar com o que há de mais novo, justamente para oferecer as melhores soluções possíveis e assim proporcionar uma vantagem competitiva a seus clientes. Um bom exemplo disso está na implementação de tecnologias em nuvem (cloud computing), cada vez mais necessárias para todas as empresas que dependem dos serviços de TI.

Ao invés de adquirir a expertise, treinar e contratar novos colaboradores para conseguir suportar as mudanças, basta delegar esse trabalho para os especialistas terceirizados e planejar, junto à parceira, como deve ser feita a adaptação.

Otimização de custos operacionais

A manutenção de uma equipe de TI qualificada, como já falamos anteriormente, custa muito caro para a empresa, visto que o time costuma ser muito grande — programadores, administradores de sistema, web designers, analistas, engenheiros de software, arquitetos e tudo mais.

Imagine que uma nova tecnologia venha a ser implementada em sua empresa e todo o quadro de funcionários da equipe de TI necessite ser treinada? É algo que, sem dúvidas, demandaria muito tempo e dinheiro. Todo esse custeio é significativamente reduzido com o auxílio do outsourcing de TI, pois a empresa contratante estará pagando pelos serviços e não pelos funcionários (que já são treinados e têm os salários pagos pela terceirizada).

Por ser flexível, a terceirização de TI pode ser aplicada a vários cenários. Ela permite que o negócio tenha o apoio de profissionais especializados para melhorar a execução de atividades como:

  • gestão do data center;
  • atualização de processos corporativos;
  • aplicação de políticas de segurança digital;
  • atendimento e suporte a usuários;
  • integração de sistemas;
  • monitoramento de redes.

Garantia de qualidade

A terceirização de serviços de TI sempre deve envolver um Acordo de Nível de Serviço (ou SLA – Service Level Agreement), em que é previsto um padrão mínimo de qualidade o qual deve ser garantido pela empresa de outsourcing.

Entretanto, vale salientar que a garantia de qualidade dificilmente existirá caso uma empresa sem experiência no mercado seja contratada. Sendo assim, antes de fechar a parceria, consulte os clientes da empresa de outsourcing que deseja contratar e obtenha o máximo de informações possível sobre como os funcionários trabalham, se existe um certo nível de comprometimento, entre outros fatores de relevância.

Ganho de reputação no mercado

A imagem da empresa influencia diretamente no seu sucesso a médio e longo prazo. Todo negócio pretende criar uma boa reputação com os seus consumidores, fornecedores e parceiros comerciais, pois isso é crucial para manter fluxos de receitas contínuos.

Em muitos casos, a melhor forma de atingir esse objetivo é estruturando um conjunto de rotinas de alta qualidade, em que os serviços são executados com um nível de performance elevado. E isso é o que a companhia passa a ter ao terceirizar as suas rotinas de TI: como os profissionais terão um foco maior nos processos direcionados ao core business, a infraestrutura e o suporte aos usuários será continuamente otimizado.

A partir do momento em que a infraestrutura passa a apresentar menos problemas, todos os processos internos que dependem direta ou indiretamente da tecnologia terão ganhos de qualidade. Os times serão mais integrados e com um fluxo de trabalho mais inteligente. Além disso, a performance das ferramentas de TI sempre estará dentro do nível esperado pelos colaboradores.

Como implementar o outsourcing de TI?

A adoção do outsourcing de TI torna a empresa mais competitiva no mercado, mas, antes de realizar esse investimento, existe uma série de cuidados que devem ser considerados. Veja abaixo como você pode se preparar:

Identifique as necessidades do negócio

Esse é um dos passos básicos na contratação de uma empresa de outsourcing de TI. Devem ser avaliadas as metas da empresa a médio e longo prazo e os pontos que precisam de melhorias. É primordial que você conheça intimamente os processos do seu negócio para saber identificar onde os ajustes devem ser feitos. O que ocasiona as falhas na operação? O que está prejudicando o desempenho do setor? O que pode ser melhorado?

Avalie os fornecedores

Atualmente é possível encontrar diversas empresas que prestam o serviço de terceirização de serviços de TI. Por isso, é importante ter muita atenção na hora de escolher a parceira certa para o seu negócio. Busque por uma empresa especializada e reconhecida, que consiga suprir com excelência e segurança suas demandas para não colocar a TI em risco. Uma dica é analisar os cases de sucesso dessa corporação.

Durante a avaliação, não deixe de verificar se o prestador de serviços possui certificações e selos de qualidade em metodologias, como o ITIL e o COBIT. Ambas são formas de garantir que ele tenha um conjunto de rotinas de alta qualidade, que atinge os padrões de performance esperados pelo mercado. Portanto, escolhendo uma empresa de terceirização de TI certificada, você reduz riscos e aumenta o retorno obtido com o investimento.

Defina um SLA

Antes de fechar a parceria, é fundamental definir um SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) para direcionar as responsabilidades de ambas as partes.

O SLA é o documento que rege a relação comercial entre duas empresas e tem uma série de normas, indicadores e regras que servem para evitar conflitos e melhorar o trabalho executado. Esses indicadores e metas vão direcionar o ritmo de trabalho e auxiliar o gestor de TI a identificar a qualidade do serviço prestado. É importante também definir multas, caso o fornecedor não cumpra com o que foi previamente acordado.

Faça uma boa gestão de mudança

Um dos passos mais importantes para a implantação do outsourcing de TI é fazer uma boa gestão de mudança. No momento em que a terceirizada passa a desenvolver os projetos pré-estabelecidos, certamente ocorrerão mudanças nos processos da empresa, o que fará com que os colaboradores tenham de mudar suas formas de trabalhar.

Para não causar nenhum impacto negativo nessa transição, é necessário que a empresa e seus colaboradores estejam sempre alinhados e bem capacitados para adotar essas mudanças.

Avalie continuamente

Para saber se a parceria está sendo promissora, é essencial avaliar e acompanhar os serviços que estão sendo prestados para garantir que estão alinhados com o SLA definido. Mensure os resultados de desempenho e os impactos positivos que a parceria está trazendo para a sua empresa.

Em outras palavras, investir no outsourcing de TI pode ser a chave para a sua empresa atingir melhores resultados a médio e longo prazo. O negócio terá mais agilidade na resolução de demandas e mais foco nas rotinas do cliente. Assim, é possível eliminar gargalos e ter mais capacidade de atingir as metas.

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